“智慧團建”系統
新發展團員電子數據庫建設操作指引
（第一版 2020年）
0.【目的】
本《指引》用于指導各級團組織依托“智慧團建”系統規范開展新發展團員電子數據庫建設工作，實現線上團員身份認證功能。
1.【內容】
自2020年起，各級團組織須上傳新發展團員電子版《入團志愿書》至“智慧團建”系統，逐步建立全國團員電子數據庫。
2.【時限】
自上級團委審批同意入團后30日內。
3.【操作步驟】
3.1 錄入新發展團員基本信息
按照“智慧團建”系統團員錄入流程，填寫團員姓名、發展團員編號、入團時間等基本信息。錄入完成后，進入“團員電子數據庫”，對新發展團員進行信息確認。
3.2 上傳《入團志愿書》
3.2.1 團支部／團總支管理員上傳
進入“管理中心”，點擊“團員管理-團員電子數據庫／下級支部團員電子數據庫”或“團干部管理-本級團干部電子數據庫”菜單，查看所有已錄入系統的新發展團員信息。點擊“上傳檔案”，上傳1份PDF格式的團員電子版《入團志愿書》，文件大小不超過20M。
上傳成功后，等待上級團委審批。點擊“操作”欄的圖標，可實時查看審批狀態，此時團員身份為“尚未認證”。團員可在“我的團員電子檔案”界面查看已上傳的電子檔案。
上級團委審批通過后，即完成團員身份認證工作。若審批不通過，“操作中心”將收到反饋，“檔案是否上傳”欄顯示“替換檔案”按鈕。重新修改后，點擊“替換檔案”按鈕，重新上傳電子檔案。
3.2.2 團的領導機關／團委／團工委管理員上傳
進入“管理中心”，點擊“團員管理-下級支部團員電子數據庫”或“團干部管理-本級團干部電子數據庫”菜單，查看本組織已錄入系統的新發展團員信息。點擊“上傳檔案”，上傳1份PDF格式的團員電子版《入團志愿書》，文件大小不超過20M。上傳成功后無需審批。
注：團組織內所有2020年及以后新發展團員的《入團志愿書》須全部上傳“智慧團建”系統。如未上傳，管理員登錄系統后將出現“組織內有團員檔案尚未上傳”提示框，直至上傳完成。
3.3 上級團委審批
3.3.1 “操作中心”界面審批
團的領導機關／團委／團工委管理員進入“操作中心”，點擊“所有類型”下拉框，篩選查看“團員電子檔案審批”類型。點擊“審批”按鈕，查看團員的基本信息是否準確，《入團志愿書》是否內容真實、程序規范。審核后，點擊底部的“同意／不同意”按鈕。如不同意，須寫明理由，反饋給下級團組織。
3.3.2 “下級團員電子檔案審批”界面審批
團的領導機關／團委／團工委管理員進入“管理中心”，點擊“業務辦理-下級團員電子檔案審批”菜單，查看下級團員電子檔案審批情況，開展線上團員電子檔案核查。
3.4 完成團員身份認證
上級團委審批同意后，系統將顯示“團員身份已認證”，即完成團員身份認證流程。
4.【工作要求】
4.1 格式規范：電子版《入團志愿書》為1份PDF格式文檔，文件大小不超過20M，須逐頁掃描或通過圖片形式匯總生成，不得出現缺頁、錯頁、污損、模糊不清等情況。
4.2 信息準確：進入“團員電子數據庫”界面后，逐項核對新發展團員姓名、發展團員編號、入團時間等基本信息，確認《入團志愿書》已加蓋公章。
4.3 流程完整：各級團組織管理員作為第一責任主體，重點關注所屬團員身份認證情況。團組織管理員登錄“智慧團建”系統后，如有“組織內有團員身份尚未認證”提示框，請及時查看標識為“尚未認證”的團員，并按要求完成電子檔案上傳。完成電子檔案上傳后，紙質版《入團志愿書》應存入團員檔案。
4.4 對于畢業年級的新發展團員，須完成團員身份認證后再開展團組織關系轉接工作。
4.5 如需變更電子版《入團志愿書》或出現上傳錯誤的情況，團員所在團組織管理員提出修改申請，經上級團委審批同意后，重新提交電子檔案，否則無權更改。
4.6 團員、團組織管理員在“智慧團建”系統中，可通過檢索團員姓名、身份證號、發展團員編號等信息，查看并下載團員電子檔案。
5.【常見問題Q&A】
5.1 批量錄入團員時，不同入團時間的團員可以同批次錄入嗎？
可以。根據要求，2020年及以后的新發展團員須上傳電子版《入團志愿書》。如果批量錄入10名團員，其中3名為新發展團員，錄入成功后會彈出提示框并跳轉至“團員電子數據庫”界面，管理員需按要求上傳新發展團員的電子檔案。如果批量錄入的10名團員中沒有新發展團員，則不會出現提示。
5.2 如何將完整的紙質版《入團志愿書》生成1份電子版PDF文檔，以及有什么要求？
建議有三種方式。一是使用掃描設備，逐頁掃描生成1份PDF文檔。二是在手機里安裝一款掃描類APP，將紙質版《入團志愿書》逐頁按順序拍攝掃描，選擇“多選”后，生成1份完整的PDF文檔。三是用手機相機功能將紙質版《入團志愿書》逐頁拍成圖片，并將圖片按順序依次插入至1份word文檔中，選擇另存為PDF格式。
要求生成的PDF文件必須清晰完整，文件大小不超過20M，不能缺頁、錯頁、模糊不清。
5.3 新發展團員的“團員身份認證”欄顯示“尚未認證”、“認證不通過”，具體是什么情況？
“尚未認證”說明該團員的《入團志愿書》沒有上傳至系統中，管理員需要盡快上傳。“認證不通過”說明上傳的《入團志愿書》上級審核時未通過，管理員需要根據上級的審批意見盡快修改，重新上傳。如果未完成團員身份認證，系統統計新發展團員數量時，不計算在內。
5.4 新發展團員的團員身份未完成認證，會有什么影響嗎？
如果新發展團員的團員身份未完成認證，將無法對其發起團組織關系轉接，并且統計新發展團員數量時，不計算在內。
5.5 團支部團員的《入團志愿書》只能由團支部管理員上傳嗎？
不是，團支部及其直屬上級管理員都可以上傳。
5.6 對于2020年以前入團的團員，電子版《入團志愿書》是否需要上傳？
2020年以前入團的團員目前不需要上傳電子版《入團志愿書》。
5.7 《入團志愿書》經上級團委審批蓋章后，應多久上傳到系統？
根據《指引》要求，經上級團委審批同意并蓋章后30日內，完成電子版上傳。
5.8 如果上傳檔案時，發現該團員系統內的發展團員編號與紙質版《入團志愿書》首頁的編號不一致，如何處理？
系統內團員的發展團員編號必須與其《入團志愿書》首頁的一致。如果不一致需要盡快修改，團員本人、團員所在團組織及其直屬上級團組織管理員都有權限修改。
